Das tägliche Chaos getrennter Unternehmens-Workflows

Lassen Sie uns einen Moment darüber sprechen, was hinter den Kulissen in den meisten Unternehmensumgebungen heute wirklich passiert. Auf dem Papier sieht alles strukturiert aus – jeder hat eine Rolle, jede Abteilung hat ihre Werkzeuge, und Prozesse sind „implementiert“. Aber in der Realität? Es ist reines Chaos.

Jede Abteilung arbeitet isoliert. Personalwesen, Rechtsabteilung, Beschaffung, Finanzen und IT nutzen jeweils eigene Systeme – optimiert für ihre spezifischen Workflows, aber nicht dafür gebaut, miteinander zu kommunizieren. Das Ergebnis ist ein Flickenteppich aus getrennten Tools, manuellen Umgehungslösungen und Prozesslücken, die Zeit, Geld und Geduld kosten.

Genehmigungen zum Beispiel stecken oft in E-Mail-Ketten, Slack-Threads oder sind in SharePoint-Ordnern vergraben. Anstatt durch ein zentrales System zu fließen, bleiben sie vergessen liegen und warten darauf, dass jemand sie bemerkt. Beschaffungsteams verwalten Lieferantenanfragen über veraltete Tabellenkalkulationen, in denen Statusaktualisierungen ohne Nachverfolgbarkeit oder Verantwortlichkeit verschwinden. Rechtsabteilungen verfolgen Verträge in gemeinsamen Laufwerken ohne Sichtbarkeit in die Versionshistorie oder wer was tut. Das Personalwesen, obwohl es für die Mehrheit der Mitarbeiterkontaktpunkte verantwortlich ist, verlässt sich immer noch stark auf manuelle Prozesse, um Onboarding, Offboarding und Falllösungen zu verwalten. In der Zwischenzeit sind Finanzteams die Feuerwehrleute dieser Umgebung – sie verbringen ihre Tage damit, Kostenstellenanfragen zu verfolgen, Daten über mehrere Plattformen hinweg abzugleichen und die Folgen fehlgeschlagener Übergaben zu bereinigen.

Es ist nicht so, dass die Menschen nicht hart arbeiten. Im Gegenteil – sie arbeiten oft härter als sie sollten. Das Problem ist, dass sie in einem System gefangen sind, das Zusammenarbeit erschwert und ständiges Kontextwechseln erfordert.

Jede Abteilung baut schließlich ihre eigenen isolierten Workflows auf, weil die Alternativen schlechter sind. Aber diese isolierten Systeme tragen nur zur Ausbreitung bei. Wenn das Unternehmen wächst, wachsen auch die Tools. Und mit jedem neuen Tool kommt ein weiteres Silosystem, eine weitere Integrationsherausforderung, ein weiterer Prozess, den niemand vollständig versteht.

Die nachgelagerten Effekte sind vorhersehbar:

• Entscheidungen werden verzögert, weil niemand das vollständige Bild hat.
• Aufwand wird dupliziert, wenn zwei Teams unwissentlich an derselben Aufgabe arbeiten.
• Chancen werden verpasst, weil Daten an zu vielen Orten gespeichert sind.
• Mitarbeiter werden frustriert – weil sie mehr Zeit damit verbringen, den Prozess zu verwalten, als die eigentliche Arbeit zu erledigen.

Und hier ist der Clou: Das ist nicht nur ein Produktivitätsproblem. Es ist ein finanzielles Problem.

Sie zahlen nicht nur für Softwarelizenzen. Sie zahlen für Ineffizienz. Sie zahlen für die Zeit, die es braucht, um diese Folge-E-Mail zu senden, diesen Status zu verfolgen, dieses Problem manuell zu eskalieren und Arbeit neu zu erledigen, die bereits erledigt wurde – nur nicht dort, wo sie hätte sein sollen. Sie zahlen nicht für Ergebnisse. Sie zahlen für Verwirrung.

Kurz gesagt, Unternehmen laufen auf einer Komplexität, die nicht mehr skalierbar ist. Was sie brauchen, ist nicht ein weiteres Tool – sie brauchen ein System, das die Punkte verbindet und das Rauschen entfernt. Das ist das Problem, das ServiceNows Core Business Suite löst.

ServiceNows Core Business Suite

Als ServiceNow die Core Business Suite auf der Knowledge 2025 vorstellte, war es nicht nur ein routinemäßiges Produktupdate oder eine auffällige Ankündigung, um Schlagzeilen zu machen. Es war ein mutiger und bewusster Schritt – eine klare Aussage, dass die Ära fragmentierter Unternehmensoperationen zu Ende ist.

Dies war keine inkrementelle Veränderung. Es war eine vollständige Neugestaltung, wie die Kernfunktionen eines Unternehmens in einer modernen, KI-orientierten Welt funktionieren sollten.

Zu lange haben Organisationen versucht, es mit einem Frankenstein-Mix aus Tools und Systemen „zum Laufen zu bringen“. Sie haben Integrationen hinzugefügt, Lücken mit benutzerdefinierten Skripten gefüllt und gemeinsame Ordner und E-Mail-basierte Workflows erstellt, um alles zusammenzuhalten. Aber die Wahrheit ist, diese schnellen Lösungen skalieren nicht. Sie fügen Komplexität hinzu, keine Klarheit. Und sie werden oft zu Engpässen, wenn Unternehmen wachsen.

ServiceNows Core Business Suite zieht eine klare Linie. Keine verstreuten Systeme mehr, die nicht miteinander kommunizieren. Keine Klebeband-Integrationen mehr, die bei jedem Update brechen. Keine Pflaster-Workflows mehr, die in Tabellenkalkulationen, gemeinsamen Laufwerken und Slack-Kanälen erstellt wurden.

Diese Suite überdeckt nicht nur das Chaos – sie baut das gesamte Backoffice von Grund auf neu auf. Sie ist darauf ausgelegt, Ihre kritischsten Geschäftsbereiche über Abteilungen, Menschen und Systeme hinweg zu vereinheitlichen. Und im Kern? Eine leistungsstarke, KI-gesteuerte Plattform, die nicht nur die Arbeit unterstützt, sondern transformiert, wie sie erledigt wird.

Mit KI, die in jeder Schicht eingebettet ist – von der Antragsbearbeitung und Genehmigungen bis hin zur Falllösung und Wissensmanagement – werden Aufgaben, die früher Tage dauerten, jetzt in Stunden, manchmal sogar Minuten erledigt. Die Core Business Suite ist kein Support-Tool. Sie ist ein Beschleunigungsmotor. Und sie verändert nicht nur, wie Ihr Unternehmen funktioniert – sie verändert, wie Ihre Teams Arbeit erleben.

Was ist enthalten?

Im Herzen von ServiceNows Core Business Suite steht ein einziges Versprechen: Vereinheitlichung. Die Suite bringt die wesentlichen Bausteine der Unternehmensoperationen zusammen und konsolidiert sie in einem kohärenten digitalen Ökosystem. Das Ergebnis ist ein System, in dem Ihre Prozesse nicht nur koexistieren – sie arbeiten harmonisch zusammen.

Enthalten in der Suite sind die Hauptsäulen der Backoffice-Operationen:

• Personalwesen (HR): Verwaltung von Mitarbeiterlebenszyklusereignissen, Bearbeitung von Anfragen, Automatisierung von Onboarding/Offboarding und Vereinfachung komplexer HR-Workflows.
• Finanzen: Optimierung des Finanzfallmanagements, Verbesserung der Sichtbarkeit von Genehmigungen und Berichterstattung und Verbindung finanzieller Operationen mit Echtzeitdaten.
• Beschaffung: Automatisierung von Beschaffungsanforderungen, Lieferantenkommunikation und Vertragsprüfungen bei gleichzeitiger Sicherstellung vollständiger Rückverfolgbarkeit und Prüfungsfähigkeit.
• Rechtsabteilung: Koordination von Vertragsprüfungen, Bearbeitung rechtlicher Anfragen und Verfolgung von Compliance-Workflows von einem zentralen Ort aus.
• Einrichtungen: Weiterleitung und Erfüllung von Wartungsanfragen, Verwaltung der Raumzuweisung und Unterstützung hybrider Arbeitsplatzbedürfnisse mit nahtlosen Serviceerlebnissen.

Aber was diese Suite wirklich auszeichnet, ist nicht nur, was sie enthält – sondern wie sie alles verbindet.

Traditionell sind Geschäftstools isoliert. Sie haben möglicherweise erstklassige Systeme, aber wenn Ihre HR-Plattform nicht mit Ihrem Finanzsystem kommuniziert oder wenn Ihre Beschaffungs-Workflows nicht mit den Prozessen Ihres Rechtsteams integriert sind, verwalten Sie immer noch Chaos.

Die Core Business Suite löst dies, indem sie auf ServiceNows Workflow-Engine und KI-Plattform aufbaut, um eine gemeinsame Ebene zu schaffen, in der Menschen, Daten, Dokumente, Genehmigungen und Entscheidungen zusammenleben und sich gemeinsam bewegen. Es geht nicht nur um Integration – es geht um intelligente Orchestrierung.

Informationen fließen von Abteilung zu Abteilung ohne Duplikation. Anfragen werden basierend auf dem Kontext weitergeleitet, nicht nur nach Regeln. Teams können zusammenarbeiten, ohne Plattformen zu wechseln. Führungskräfte erhalten in Echtzeit Einblick in Engpässe, Reaktionszeiten und Ergebnisse.

In einer typischen Organisation kommunizieren Tools mit Tools. In ServiceNows Vision kommunizieren Teams miteinander – weil die Technologie im Hintergrund die schwere Arbeit übernimmt.

Das ist die Magie der Core Business Suite. Sie zwingt Ihre Abteilungen nicht dazu, ihre Arbeitsweise zu ändern. Sie bietet ihnen einfach eine intelligentere, schnellere und besser vernetzte Möglichkeit, Dinge zu erledigen.

KI-zuerst. Nicht KI-später.

Hier ist der Unterschied.

Andere Plattformen streuen KI über kaputte Prozesse.

ServiceNow baut den Prozess mit KI von innen nach außen neu auf.

Jede Komponente – von Genehmigungen über Eskalationen bis hin zu Berichten – wird von KI-Agenten unterstützt, die:

• Anfragen an den richtigen Ort weiterleiten
• Anomalien in Workflows kennzeichnen
• Erkenntnisse in einfacher Sprache präsentieren
• Durch intelligente Vorschläge die Bearbeitungszeit verkürzen

Kein Hype. Nur echte Automatisierung.

 

Reale Auswirkungen, sofort

ServiceNows Core Business Suite ist für eine schnelle Implementierung konzipiert.

• Wochen, nicht Quartale
• Geringer Änderungsaufwand
• Kein Dschungel aus benutzerdefiniertem Code
• Skalierbar für mittelständische bis große Unternehmen

Sie erhalten:

• Schnellere Wertschöpfung
• Niedrigere Gesamtbetriebskosten
• Zufriedenere Teams
• Messbaren ROI

 

Eine Plattform. Jede Abteilung. Vereinheitlicht.

Das ist nicht nur der Spielplatz der IT.

Dies ist eine unternehmensweite Transformation.

Personalwesen

• Automatisierung von Onboarding/Offboarding
• Zentralisierung von Wissen für Mitarbeiter
• Vereinfachung von Anfragen zu Urlaub, Gehalt und Leistungen

Beschaffung

• Weiterleitung von Genehmigungen ohne E-Mail-Ketten
• Verfolgung der Lieferantenkommunikation
• Integration von Lieferantendaten direkt in Workflows

Rechtsabteilung

• Verfolgung von Dokumentversionen
• Intelligente Weiterleitung von Vertragsprüfungen
• Verwaltung von Risikobewertungen mit Prüfpfaden

Einrichtungen

• Einheitliches Ticketing für Raumplanung, Wartung und Zugang
• Sichtbarkeit der Ressourcennutzung über Abteilungen hinweg

Und Finanzen?

Lassen Sie uns tiefer eintauchen…

 

Spotlight: Finanzfallmanagement

Das ist der unterschätzte Held der Core Business Suite.
Denn die meisten Finanzsysteme sind gut im Dokumentieren –
aber schlecht im Lösen.

Finance Case Management übernimmt dort, wo klassische Systeme aufhören:

• Priorisierung unstrukturierter Anfragen (z. B. Lieferantenanfragen, Gehaltsabrechnungsprobleme)

• Eskalation von Fällen mit vollständiger Prüfprotokollierung

• Beseitigung von „Wer bearbeitet das gerade?“–Verwirrung

• Bereitstellung eines fallbasierten Arbeitsbereichs statt verstreuter Posteingänge

Es ersetzt nicht Ihr ERP.
Es aktiviert es.

Und zum ersten Mal kann Ihre Finanzabteilung Workflows managen – nicht nur Transaktionen.

Warum das alles verändert

In den meisten Unternehmen bedeutet „Workflow“ leider: Chaos.

• Unterschiedliche Systeme

• Unverbundene Schritte

• Manuelle Eingriffe

• Verlorene Produktivität

Und je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto schlimmer wird es.
Denn Sie fügen nicht nur neue Mitarbeitende hinzu.
Sie fügen auch neue Ineffizienzen hinzu.

Die Core Business Suite dreht diese Gleichung um.

Jetzt gilt:
Je mehr Sie wachsen, desto reibungsloser läuft alles –
weil jeder Prozess:

✅ Vernetzt
✅ KI-beschleunigt
✅ Benutzerfreundlich
✅ Gesteuert

Es ist nicht nur eine Reparatur.
Es ist eine Grundlage.

Für wen ist das gedacht?

Nicht nur für die großen Player der Fortune 500.

Die Core Business Suite eignet sich ideal für:

• Mittelständische Unternehmen, die über Tabellenkalkulationen und Einzellösungen hinauswachsen

• Großunternehmen, die genug von stückweiser Digitalisierung haben

• CIOs und CTOs, die schnelle Ergebnisse mit minimaler Störung brauchen

• Abteilungsleiter, die von reaktiv zu proaktiv wechseln wollen

Wenn Ihr Team ständig fragt:

• Wer bearbeitet das gerade?

• Wo ist die aktuelle Datei?

• Hat das überhaupt jemand genehmigt?

Dann sind Sie bereit für diese Suite.

Ein abschließender Gedanke eines ServiceNow Consultants

Als jemand, der ServiceNow in Dutzenden Unternehmen eingeführt hat –
ich kenne das Chaos.

Teams, die 60 % ihres Tages damit verbringen, Prozesse zu „navigieren“,
statt sie zu durchführen.
Genehmigungen, die in Postfächern steckenbleiben.
Serviceanfragen, die in Slack untergehen.
Finanzteams, die Wochen mit der Bereinigung von Fehlern verbringen,
die hätten vermieden werden können.

Die Core Business Suite ist der Reset-Button.

Sie ersetzt nicht Ihre Leute.
Sie stärkt sie.
Sie gibt ihnen ein zentrales System of Action – unterstützt durch
Automatisierung, KI und echte Ausrichtung.

Bei Michael Moch Consulting haben wir Teams unterstützt, die von:
❌ Reaktiv und redundant
✅ Zu vernetzt und proaktiv
gewechselt sind.

Und diese Suite?
Ist der schnellste Weg dorthin.

Bereit, Ihre Workflows zu reparieren?

Lassen Sie uns aufhören, Prozesse notdürftig zusammenzukleben.
Und stattdessen Workflows aufbauen, die skalieren.

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Wir helfen Ihnen dabei:

• Defekte Workflows zu diagnostizieren

• Quick Wins mit hohem Business-Impact zu identifizieren

• ServiceNow mit Klarheit und Selbstvertrauen auszurollen

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