Die Finanzabteilung war früher eine Backoffice-Power. Ein Ort für Tabellenkalkulationen, Compliance und komplexe Freigaben.
Aber im Jahr 2025 geht es im Finanzwesen nicht mehr nur ums Bilanzenziehen. Es geht um Transformation.
Dank KI und Workflow-Automatisierung entwickelt sich das Finanzwesen von reaktiv und starr zu proaktiv, intelligent und schnell. Und ServiceNow zeigt mit seinem neuesten Schritt, wie das geht.
Mit der Einführung der Core Business Suite macht ServiceNow aus der Finanzabteilung kein Kosten-, sondern ein Leistungszentrum.
Sehen wir uns an, was dieser Wandel bedeutet – und warum er heute wichtiger ist denn je.

1. Das Problem
Finanzteams arbeiten heute oft im Chaos.
Trotz hoher Investitionen in die Digitalisierung laufen viele Finanzfunktionen weiterhin auf veralteten Gewohnheiten und isolierten Tools.
Kernaufgaben stützen sich noch immer auf lange E-Mail-Ketten, unklare Excel-Dateien, manuelle Übergaben mit Fehlerpotenzial, Freigabefluten und mangelnde Transparenz darüber, wer wofür verantwortlich ist.

Das Ergebnis? Eine Supportfunktion, die kaum unterstützen kann.
Stakeholder im gesamten Unternehmen klagen über fehlende Erstattungen, verspätete Rechnungszahlungen, gestörte Lieferantenkommunikation und ewig langsame Budgetfreigaben. Nicht, weil die Finanzteams es nicht könnten – sondern weil ihre Prozesse keine Orchestrierung kennen.
Jede Abteilung – Finanzen, Einkauf, HR, Legal – nutzt ihre eigenen Systeme, Vorlagen und Regeln.
Es gibt keinen einheitlichen Ablauf, keine klare Eskalationsregel und keine durchgängige Prozesssicht.
Wenn ein Problem auftritt, springt es durch unzählige Postfächer – ohne Verantwortung, ohne Transparenz, ohne Fristen.

Das ist nicht nur ineffizient. Es ist ein systemischer Bremsklotz für Vertrauen, Zeit und Geschäftstempo.

2. Der neue Ansatz
Die Core Business Suite von ServiceNow digitalisiert Finanzen nicht nur – sie operationalisiert sie.
Denn: Digitalisierung allein reicht nicht. Tools wie E-Mail, gemeinsame Ordner oder Excel ahmen nur Papierprozesse auf dem Bildschirm nach.
Sie lösen nicht das eigentliche Problem: isolierte Systeme, fehlende Zuständigkeiten und Null-Sichtbarkeit im operativen Finanzbetrieb.

Mit ServiceNow werden Finanzprozesse zu strukturierten, intelligenten, automatisierten Abläufen.
Finanzen werden zum System des Handelns – nicht nur der Aufzeichnung.
Jeder Prozess ist nachvollziehbar. Jede Anfrage ist zugewiesen. Jede Übergabe ist automatisiert.

So sieht das aus:

• Finanzanfragen werden zentral erfasst, mit Status, SLAs und Transparenz

• Freigaben laufen regelbasiert – nicht per E-Mail

• Dashboards ersetzen Tabellen – mit Echtzeit-Einblicken in die Finanzoperation
  Und anstatt ERP-Systeme wie SAP oder Oracle zu ersetzen, ergänzt ServiceNow die operative Schnittstelle darum.
  Einkaufsanfragen, Spesenabrechnungen, Budget-Eskalationen, Lieferanten-Onboarding – diese Themen leben außerhalb des ERP, entscheiden aber über den Erfolg.

ServiceNow bringt KI-gesteuerte Workflows zwischen Fachbereichen und Kernsystemen ins Spiel – und schließt die Lücken.
So hören Finanzteams auf zu reagieren – und fangen an zu orchestrieren.
Sie jagen nicht mehr Freigaben. Sie steuern den Fluss.

3. Case Workflows
Die meisten Finanzarbeiten sind keine Buchungen – sondern operative Anfragen, die im Nebel aus Sichtbarkeit und Verantwortung verschwinden.

Anfragen wie:

• „Warum ist meine Erstattung noch nicht da?“

• „Wer muss diesen Lieferantenvertrag freigeben?“

• „Kann dieses Budget schnell durchgehen?“

• „Wo steht meine Rechnung?“

Diese Fragen verschwinden meist in E-Mails, Slack-Chats oder Flurgesprächen.
Da sie nicht im ERP leben, werden sie selten strukturiert gemanagt.

Finance Case Management ändert das – und macht aus informellen Anfragen strukturierte Workflows.
Mit ServiceNow wird jede Finanzanfrage zum Case:

• Mit definiertem Verantwortlichen

• Mit klarer Timeline

• Mit SLA-Zielen

• Mit automatischer Zuweisung und Eskalation

Und mehr noch:

• Der Case ist mit dem Anfragenden und dem Geschäftsprozess verknüpft

• Wird über Dashboards nach Alter, Dringlichkeit und SLA-Verstoß überwacht

• Greift auf Knowledge-Artikel zu, um Selbsthilfe zu fördern

Ergebnis: Probleme werden nicht weitergeschoben – sie werden gelöst.
Von Rätselraten zur Governance. Von Postfach-Chaos zur Klarheit auf einen Blick.
Ob Einzelfall oder wiederkehrendes Anliegen – Ihr Team kann endlich skalieren, ohne die Nerven zu verlieren.
Das ist nicht nur Workflow-Reife. Das ist Kulturwandel.

4. Schnellere Freigaben
Freigaben sind die stillen Produktivitätskiller.
In den meisten Finanzabteilungen sind sie ein chronischer Flaschenhals – Quelle für Frust, Verzögerung und Verwirrung.

Eine fehlende Unterschrift auf einer Rechnung verzögert Zahlungen um Tage.
Ein Budgetantrag im falschen Posteingang blockiert ganze Teams.
Ein stuck in der Freigabekette bringt die Spesenabrechnung zum Stillstand.

Das sind kleine Dinge – die in Summe riesige Auswirkungen haben.
ServiceNow verändert das – mit eingebetteten Freigabe-Workflows direkt im Finanzprozess.

In der Praxis heißt das:

• Freigaben werden automatisch zugewiesen – je nach Regel, Kosten, Abteilung, Projekt

• Fallback-Freigaben greifen sofort, wenn jemand abwesend ist

• Alerts laufen über Slack, Teams oder Mobile – in Echtzeit

• Jeder Freigabe-Schritt wird protokolliert – für Compliance und Nachvollziehbarkeit

Was früher drei Tage brauchte, braucht jetzt drei Klicks.
Keine Nachverfolgung, kein manuelles Weiterleiten – sondern volle Transparenz, wo was steckt.
Es geht nicht nur um Schnelligkeit – sondern um Vertrauen. Denn mit Klarheit kommt Akzeptanz.

5. Eingebettete KI
KI ist nicht da, um Finanzteams zu ersetzen.
Sie ist da, um sie intelligenter, schneller und strategischer zu machen.

Denken Sie an die Vielzahl an eingehenden Anfragen, die Finanzteams täglich erreichen:

• Rückfragen zu Spesen

• Zahlungsstatus von Lieferanten

• Steuerbelege während Audits

• Budget-Transparenz für Bereichsleiter

Und jetzt stellen Sie sich vor, all das käme per E-Mail, Chat oder Papier – und müsste manuell sortiert, priorisiert und weitergeleitet werden.

Hier kommt die eingebettete KI von ServiceNow ins Spiel.
Sie sitzt nicht bloß „oben drauf“, sondern arbeitet tief in den Workflows – genau dort, wo sie zählt.

Mit ServiceNow unterstützt KI Ihr Team, indem sie:

• Anfragen beim Eingang automatisch taggt, kategorisiert und richtig weiterleitet

• Relevante Richtlinien, Dokumente oder Knowledge-Artikel einblendet – für schnellere Lösung

• Multithread-Konversationen oder Fallverläufe zusammenfasst – sodass Entscheider nicht alles manuell durchforsten müssen

• Anomalien erkennt – z. B. doppelte Rechnungen, auffällige Spesen oder widersprüchliche Steuerdaten

Das ist keine Show-KI. Das ist echte Entlastung.
Und das gibt Ihrem Team Raum für die wirklich wichtigen Entscheidungen – dort, wo menschliches Urteilsvermögen zählt.

Das Ergebnis?

• Weniger Wiederholungsaufgaben

• Kürzere Bearbeitungszeiten

• Bessere Entscheidungsgrundlage

• Und ein Team, das mit Klarheit statt Chaos arbeitet

6. Compliance First
Im Finanzwesen gibt es keinen Raum für Fehler.
Die Abteilung steht unter ständiger Kontrolle – durch interne Revision, externe Prüfer und das Top-Management.

Jeder Vorgang, jede Freigabe, jede Ausnahme muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
Jeder Prozess muss überprüfbar sein. Jede Regel muss konsequent durchgesetzt werden.

Das Problem: In traditionellen Systemen wird Compliance oft zum panischen Nachziehen –
E-Mails zusammensuchen, Belege manuell sammeln, Audit-Trails nachträglich basteln.

Mit ServiceNow wird Compliance Teil des Prozesses – nicht ein Add-on danach.

Wie?

• Rollenbasierte Zugriffskontrollen sorgen dafür, dass nur Berechtigte sensible Daten sehen

• Vordefinierte Freigabewege verhindern Regelumgehungen

• Jeder Vorgang wird automatisch getrackt, mit Zeitstempel – vom Eingang bis zur Lösung

• Digitale Dokumente sind unveränderlich und jederzeit auffindbar

Das ist nicht nur effizienter. Es ist sicherer.
Wenn die Auditoren kommen, muss niemand mehr suchen – ein Klick genügt.
Weil Compliance nicht etwas ist, das man vorbereitet – sondern etwas, das man von Anfang an mitdenkt.

7. Strategisches Finanzwesen
Finanzen waren lange reaktiv – Zahlen liefern, Bücher schließen, Regeln einhalten.
Aber jetzt wird daraus ein strategischer Business-Partner, der nicht nur berichtet, sondern gestaltet.

Mit ServiceNow wird dieser Wandel greifbar.

Dashboards mit Echtzeitdaten und KI-gestützten Insights machen aus Reporting Handlung.
Anstatt nach Quartalsende Probleme zu analysieren, kann das Team jetzt:

• Engpässe erkennen, während sie entstehen – und Ressourcen umverteilen

• Wiederkehrende Fälle identifizieren – und auf defekte Prozesse oder fehlendes Training reagieren

• SLA-Verstöße vorab erkennen – und frühzeitig eingreifen

• Überlastungen im Team sichtbar machen – und Workload fair verteilen

So wird Finance zum Impulsgeber – statt zum Nachzügler.
Lieferantenbeziehungen optimieren? Die Finanzdaten zeigen, wo Zahlungen stocken.
Cashflow verbessern? Freigabezeiten im Blick.
Mehr Ressourcen beantragen? Datenbasiert belegen, wie hoch der Workload ist.

Wenn man Transparenz mit Automatisierung kombiniert, wird Finanzen zum Motor – nicht zur Bremse.

8. Erfolgreiche Praxisbeispiele
Transformation ist keine Theorie – Unternehmen weltweit setzen ServiceNow bereits im Finanzbereich ein. Und die Ergebnisse sprechen für sich.

Globale Banken:
Über 60 % aller Finanzanfragen werden automatisiert bearbeitet – durch KI-gestützte Kategorisierung und Routing.
Ergebnis: schnellere Lösung, bessere Nachvollziehbarkeit, höhere Genauigkeit.

Öffentlicher Sektor:
Behörden mit veralteten Systemen und hohem Compliance-Druck haben E-Mail-Chaos durch strukturierte Workflows ersetzt.
Audit-Vorbereitung dauerte früher Tage – jetzt nur noch Stunden.

Versicherungen:
Finanzprozesse wurden in Schadenbearbeitung eingebettet – z. B. Validierung von Zahlungen parallel zur Policenprüfung.
Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Bearbeitungszeit.

Einzelhandel und Konsumgüter:
Anfragen von Lieferanten werden jetzt digital abgewickelt.
Onboarding-Dauer von 10 auf 2 Tage reduziert.
Automatisierte Freigaben, digitale Dokus, SLA-Dashboards – das macht den Unterschied.

Das sind keine Detailverbesserungen.
Das ist der Beweis: Intelligente Finanzen treiben das Geschäft voran.

9. Was als Nächstes kommt
Das hier ist kein Tool-Update.
Es ist ein neues Betriebsmodell.

Finanzen, wie wir sie kannten, lösen sich auf.
Die Abteilung im Hintergrund wird zur aktiven, vernetzten Steuerzentrale.

Der Wandel beginnt mit dem Bruch alter Gewohnheiten:

• Keine Freigaben mehr, die in E-Mails verloren gehen

• Keine intransparenten Prozesse mehr, die Lieferanten vergraulen

• Kein Zittern mehr vor dem Audit

• Keine Datensilos mehr zwischen HR, Einkauf und Finanzen

Stattdessen:

• Finanzprozesse leben in orchestrierten Workflows

• Jede Aktion ist nachvollziehbar

• Jede Verzögerung sichtbar

• Jede Entscheidung datenbasiert

Die Zukunft, die ServiceNow ermöglicht:

• KI macht Finanzen proaktiv – mit intelligenter Priorisierung und Handlungsempfehlungen

• Dashboards zeigen alles in Echtzeit – für Führungskräfte und Teams

• Compliance ist integriert – nicht nachgelagert

• Automatisierung entlastet – für Fokus auf das Wesentliche

Das Ergebnis?
Finanzen werden zum Enabler – nicht zum Engpass.
Sie treiben Entscheidungen. Sie ermöglichen Wachstum. Sie skalieren mit dem Geschäft.

Das ist der neue Standard.
Und mit ServiceNow ist er nicht Jahre entfernt.
Er ist bereit – jetzt.

Sind Sie bereit, Ihre Finanzprozesse neu zu erfinden?
Ich unterstütze Teams dabei, in Rekordzeit von manuell zu intelligent zu wechseln.
Denn gute Finanzen erfassen nicht nur Ergebnisse. Sie schaffen sie.