Dienstag, Steuerungskreis. Auf der Liste stehen über vierzig Vorhaben. Umgesetzt werden am Ende die, deren Sponsor am lautesten war.
Das ist kein Toolproblem. Es ist ein Entscheidungsproblem – und Demand Management in ServiceNow SPM macht es sichtbar.
Was ein Demand ist – und was nicht
Ein Demand ist eine Anfrage, die noch kein Projekt ist: eine neue Anwendung, eine Prozessänderung, eine Erweiterung. Er wird erfasst, beschrieben, bewertet und erst nach einer bewussten Entscheidung zu einem Projekt, einer Erweiterung oder einer Änderung. Genau diese Zwischenstufe fehlt in den meisten Excel-Portfolios.
Der Ablauf in ServiceNow SPM
- Erfassung: Fachbereiche reichen ihren Bedarf über ein einheitliches Formular ein – mit Ziel, Nutzen, grober Größe und Ansprechpartner.
- Screening: Das PMO prüft Vollständigkeit und Dubletten. Ähnliche Anfragen werden zusammengeführt, bevor zwei Teams dasselbe bauen.
- Bewertung: Jeder Demand wird nach festen Kriterien bewertet, etwa Geschäftswert, Risiko und Aufwand.
- Entscheidung: Ein Gremium genehmigt, verschiebt oder lehnt ab – nachvollziehbar dokumentiert.
- Überführung: Genehmigte Demands werden zu Projekten, Änderungen oder Erweiterungen, mit allen Informationen aus der Bewertung.
Die Bewertung ist der Kern
Die beste Software nützt nichts, wenn die Kriterien schwammig sind. Bewährt haben sich wenige, klar definierte Kriterien mit festen Skalen. Zum Beispiel:
| Kriterium | Frage | Skala |
|---|---|---|
| Strategischer Beitrag | Zahlt der Demand auf ein Unternehmensziel ein? | 0–5 |
| Wirtschaftlicher Nutzen | Spart oder erlöst er messbar Geld? | 0–5 |
| Regulatorische Pflicht | Ist er gesetzlich oder vertraglich zwingend? | ja / nein |
| Risiko | Wie unsicher sind Umsetzung und Nutzen? | 0–5 |
| Aufwand | Grobe Größe in Personentagen | S / M / L / XL |
Im Demand Workbench von ServiceNow werden die bewerteten Demands grafisch gegenübergestellt. So sieht ein Steuerungskreis in einer Ansicht, welche Vorhaben viel Wert bei überschaubarem Risiko bringen.
Typische Fehler bei der Einführung
- Zu viele Pflichtfelder: Ist das Formular zu lang, umgehen Fachbereiche den Prozess per E-Mail an die IT-Leitung.
- Kein echtes Entscheidungsgremium: Ohne regelmäßigen Termin mit Entscheidungsbefugnis bleiben Demands ewig im Status „in Prüfung“.
- Bewertung ohne Rückmeldung: Fachbereiche müssen sehen, warum ihr Demand abgelehnt oder verschoben wurde. Sonst sinkt die Akzeptanz.
- Kein Bezug zur Kapazität: Ein genehmigter Demand ohne verfügbare Ressourcen ist nur eine verschobene Enttäuschung.
KI im Demand-Prozess
ServiceNow baut SPM aktuell stark mit KI aus: Projektstatus-Zusammenfassungen, automatisch abgeleitete Risiken und vorformulierte Demand-Beschreibungen. Das spart Zeit beim Erfassen. Die Bewertung und die Entscheidung bleiben aber Führungsaufgabe – KI kann Vorschläge machen, nicht Prioritäten setzen.
Wie ich Demand Management einführe
Ich starte mit den Demands, die gerade auf dem Tisch liegen, nicht mit einem theoretischen Prozess. Wir bewerten zehn bis zwanzig echte Anfragen nach den neuen Kriterien, justieren die Skalen und richten erst dann das Formular und den Workflow ein. So ist der Prozess vom ersten Tag an an der Realität geprüft.
Mehr zu Demand-, Portfolio- und Ressourcenmanagement finden Sie auf meiner Seite zu ServiceNow SPM. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihr aktuelles Portfolio und den sinnvollsten Einstieg.
